Naskah Dinas : PIAGAM

Piagam adalah surat tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan atau tanda penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau keteladanan yang telah diwujudkan

1. Susunan Piagam terdiri atas  :
Kepala Piagam : bagian kepala ini terdiri dari pertama Kop naskah dinas; kedua, Kata / tulisan “PIAGAM PENGHARGAAN”  ditempatkan dibagian tengah lembar naskah; ketiga, Tulisan Nomor yang diletakkan secara simetris dibawah tulisan ”PIAGAM PENGHARGAAN”

Isi Piagam : pada bagian isi ini, terdiri dari :

1. Uraian yang berisikan Pejabat yang memberikan penghargaan;
2. Nama, Tempat/Tanggal Lahir, NIP, Jabatan / Unit Kerja yang menerima penghargaan;
3. Uraian kegiatan yang telah diikuti termasuk waktu kegiatan dan tempat atau prestasi keteladanan yang telah dicapai atau wujudkan;

Bagian Akhir Piagam. untuk bagian akhir, terdiri dari : Nama tempat; Tanggal, Bulan dan Tahun;    Nama Jabatan dan Unit Kerja Pemberi Penghargaan; Tanda tangan pejabat; Nama Jelas Pejabat;

2. Penandatanganan.
Piagam ditandatangani oleh : BUPATI / WAKIL BUPATI

3. Hal Yang Perlu diperhatikan
Piagam dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas sesuai dengan Pejabat yang memberikan Piagam Penghargaan;

berita acara

berita acara adalah naskah dinas yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan

susunan berita acara
a. kepala berita acara :
1) kop naskah dinas
2) kata “berita acara” ditulis dengan huruf kapital ditempatkan dibagian tengah lembar naskah;
3) nomor surat ditempatkan dibawah kata ”berita acara”
4) judul berita acara.

b. isi berita acara :
1) hari, tanggal dan tahun serta tempat pembuatan;
2) nama lengkap dan alamat para pihak yang membuat berita acara;
3) subtansi berita acara;

c. bagian akhir berita acara
1) tulisan ”demikian berita acara ini dibuat dalam rangkap................;
2) nama tempat, tanggal, bulan dan tahun;
3) tulisan “pihak” yang membuat berita acara;
4) nama jabatan para pihak yang membuat berita acara;
5) tanda tangan para pihak yang membuat berita acara;
6) stempel jabatan/instansi;
7) nama lengkap para pihak yang membuat berita acara;
8) tulisan “dilakukan dihadapan…………..(pihak ketiga yang menyaksikan penandatanganan berita acara tersebut)
9) tanda tangan dan nama lengkap yang menyaksikan ;

penandatanganan
a. berita acara yang ditandatangani oleh bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas bupati;

b. berita acara yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas nama bupati dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan dengan lambang daerah yang ditempatkan dibagian kiri atas;

c. berita acara yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan;

surat kuasa

surat kuasa adalah naskah dinas sebagai alat pemberitahuan dan tanda bukti yang berisi pemberian mandat, hak, kewajiban dan kewenangan dari pihak pejabat yang memberikan kuasa kepada pejabat yang diberi kuasa untuk bertindak dalam penyelesaian sesuatu urusan

susunan surat kuasa
a. kepala surat kuasa :
1) kop naskah dinas
2) kata “surat kuasa” ditulis dengan huruf kapital ditempatkan dibagian tengah lembar naskah;
3) nomor surat ditempatkan dibawah kata ”surat kuasa”

b. isi surat kuasa :
1) tulisan ”yang bertanda tangan dibawah ini,”;
2) nama lengkap dan jabatan yang memberi kuasa;
3) tulisan ”memberi kuasa kepada”;
4) nama lengkap dan jabatan yang diberi kuasa;
5) tulisan ”untuk”;
6) uraian tentang materi/hal-hal yang dikuasakan;

c. bagian akhir surat kuasa
1) nama tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan;
2) tulisan ”yang memberi kuasa”;
3) nama jabatan pemberi kuasa;
4) nama jelas, pangkat dan nip pemberi kuasa;
5) stempel jabatan/instansi;
6) tulisan ”yang diberi kuasa”;
7) nama jabatan yang diberi kuasa;
8) tanda tangan pejabat yang diberi kuasa
9) nama jelas, pangkat dan nip yang diberi kuasa

penandatanganan
a. surat kuasa yang ditandatangani oleh bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas bupati;

b. surat kuasa yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas nama bupati dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan dengan lambang daerah yang ditempatkan dibagian kiri atas;

c. surat kuasa yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan;

hal yang perlu diperhatikan
suara kuasa dibubuhi materai sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

surat perjanjian

surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi suatu kesepakatan bersama yang mengikat antara pihak-pihak tertentu untuk melakukan tindakan/ perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.

susunan surat perjanjian
a. kepala surat perjanjian :
1) kop naskah dinas
2) kata “surat perjanjian” ditulis dengan huruf kapital ditempatkan dibagian tengah lembar naskah;
3) nomor surat ditempatkan dibawah kata ”surat perjanjian”
4) tulisan ”tentang”;
5) judul perjanjian.

b. isi surat perjanjian :
1) hari, tanggal dan tahun serta tempat pembuatan;
2) nama lengkap, pekerjaan dan alamat pihak-pihak yang terlibat dalam perjanjian;
3) materi perjanjian yang dituangkan / diuraikan dalam bentuk pasal-pasal;

c. bagian akhir surat perjanjian
1) tulisan “pihak ke…”;
2) nama jabatan para pihak yang membuat perjanjian;
3) tanda tangan para pihak yang membuat perjanjian;
4) materai;
5) nama jelas para pihak yang membuat perjanjian;
6) pangkat dan nip bagi pns;
7) stempel jabatan/instansi;
8) saksi-saksi (nama jelas dan tanda tangan)
9) tembusan.

penandatanganan
a. surat perjanjian yang ditandatangani oleh bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas bupati;

b.surat perjanjian yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas nama bupati dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan dengan lambang daerah yang ditempatkan dibagian kiri atas;

c. surat perjanjian yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan;

hal yang perlu diperhatikan
perjanjian yang dilakukan antar satuan kerja perangkat daerah dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggungjawabnya

Telegram

Telegram adalah berisi berita singkat yang penyelesaiannya dengan cepat, menggunakan kata-kata singkat dan jelas yang dikirim melalui telekomunikasi elektronik

Susunan Telegram:

Kepala Telegram yang terdiri atas :
1. Pejabat yang mengirim berita berikut pangkat dan NIP
2. Nama tempat dan tanggal pembuatan Telegram
3. Nomor yang diketik disebelah kiri dibawah kop naskah dinas ;
4. Pejabat / alamat yang dituju, ditempatkan dikanan atas dibawah nama tempat dan tanggal pembuatan surat, sejajar / sebaris dengan nomor surat;
5. Tulisan ” Telegram” ditempatkan ditengah atas lembar naskah dinas

Isi Telegram terdiri atas :
1. Tujuan alamat naskah dinas disampaikan;
2. Asal / pengirim naskah dinas;
3. Tentang isi Naskah Dinas;
4. Catatan yang diperlukan;Lampiran;
5. Permohonan mendapatkan tanda tangan atas pengesahan atau persetujuan

Bagian Akhir Telegram terdiri atas :
1. Nama Jabatan yang mengajukan Telegram;
2. Tanda tangan pejabat yang mengajukan Telegram;
3. Nama Jelas Pemegang Jabatan yang mengajukan Telegram;
4. Tulisan “DISPOSISI PIMPINAN”, yang diletakkan disebelah kiri nama jabatan dan Nama Jelas pemegang jabatan;
5. Tulisan “ TINDAK LANJUT STAF” yang diletakkan dibawah tulisan “DISPOSISI PIMPINAN”

Penandatanganan
Telegram yang ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kerja di Lingkungan Perangkat Daerah dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Satuan Organisasi yang bersangkutan

format naskah dinas dalam bentuk korespondensi : petunjuk pelaksanaan

petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya.

susunan petunjuk pelaksanaan :

>>> lembar pemisah
1#
lambang negara dan nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau logo dan nama jabatan kepala skpd (untuk non pejabat negara) diletakkan ditengah naskah dinas

2#
tulisan ”lampiran peraturan”, ”nomor”, ”tentang” dan ”nama petunjuk pelaksanaan” yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan dicantumkan di antara peraturan dan lampiran peraturan yang berupa petunjuk pelaksanaan

>>> kepala petunjuk pelaksanaan yang terdiri atas :
1#
tulisan “petunjuk pelaksanaan” yang ditulis dibawah kop naskah dinas dan nomor yang ditulis secara simetris dibawahnya;
2#
judul petunjuk pelaksanaan yang ditulis dengan huruf kapital diletakkan ditengah naskah dinas dibawah kata ” petunjuk pelaksanaan”.

>>> isi petunjuk pelaksanaan terdiri dari :
1#
pendahuluan, yang memuat pejelasan umum, maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, dan hal-hal lain yang dianggap perlu;

2#
batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan, yang dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, penggorganisasian, koordinasi, pengendalian dan hal-hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan;

>>> bagian akhir petunjuk pelaksanaan terdiri atas :
1. nama jabatan penada tangan;
2. tanda tangan
3. nama pejabat, pangkat dan nip bagi pns;
4. stempel jabatan/instansi;

penandatanganan
1#
petunjuk pelaksanaan yang ditandatangani oleh bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas bupati;

2#
petunjuk pelaksanaan yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas nama bupati dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan;

3#
petunjuk pelaksanaan yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan.

format naskah dinas dalam bentuk korespondensi : surat edaran

surat edaran adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, penjelasan dan atau petunjuk cara melaksanakan sesuatu ketentuan yang telah ada dan ditujukan kepada pejabat tertentu.

susunan surat edaran:

>>> kepala surat edaran yang terdiri atas :
1. kop naskah dinas;
2. nama tempat ditetapkan;
3. tanggal, bulan dan tahun;
4. pejabat/alamat yang dituju;
5. nomor, sifat, lampiran dan hal surat;
6. kata ”surat edaran” ditempatkan ditengah lembar isi naskah dinas

>>> isi surat edaran, dirumuskan dalam bentuk uraian, yang terdiri dari :
1. alasan / dasar perlunya dibuat surat edaran
2. isi / pokok hal-hal masalah yang disampaikan
3. penutup

>>> bagian akhir surat biasa terdiri atas :
1. nama jabatan;
2. tanda tangan pejabat;
3. nama pejabat, pangkat dan nip bagi pns;
4. stempel jabatan/instansi;
5. tembusan.

penandatanganan

1#
surat edaran yang ditandatangani oleh bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas bupati;

2#
surat edaran yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas nama bupati dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan;

3#
surat edaran yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan.

hal yang perlu diperhatikan
kewenangan untuk menandatangani surat edaran oleh atasan tertinggi dapat dilimpahkan kepada pejabat sekretariat atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan subtansi surat edaran

format naskah dinas dalam bentuk korespondensi : laporan

laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan / kejadian.

susunan laporan:

>>> kepala laporan terdiri atas :
1)kop naskah dinas;
2)memuat judul laporan yang ditulis dalam huruf kapital, diletakkan secara simetris

>>> isi laporan yang terdiri dari :
1#
pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan serta ruang lingkup dan sistematika laporan

2#
materi materi laporan; memuat tentang kegiatan yang dilaporkan, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan-hambatan yang dihadapi dan lain-lain;

3#
kesimpulan,saran dan laporan ; memuat rangkaian pelaksanaan tugas dan saran-saran sebagai bahan pertimbangan.

>>> bagian akhir laporan terdiri atas :
1) tempat dan tanggal pembuatan laporan;
2) nama jabatan pejabat pembuat laporan yang ditulis dengan huruf awal kapital;
3) tanda tangan
4) nama lengkap, pangkat dan nip
5) stempel jabatan / instansi

penandatanganan

1#
laporan yang dibuat oleh bupati / wakil bupati dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas bupati;

2#
laporan yang ditandatangani oleh sekretaris daerah atas nama bupati atau atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat daerah ;

3#
laporan yang ditandatangani oleh pejabat atas nama bupati atau atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas skpd yang bersangkutan.

format naskah dinas dalam bentuk korespondensi : lembar disposisi

lembar disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah.

susunan lembar disposisi
>>> kepala lembar disposisi terdiri atas :
1) kop naskah dinas;
2) tulisan “lembar disposisi” dengan huruf kapital dan diletakkan ditengah ;
3) alamat / asal surat;
4) nomor dan tanggal surat;
5) sifat, lampiran dan hal;
6) tanggal penerimaan surat;
7) nomor agenda / registrasi surat masuk.

>>> isi lembar disposisi yang terdiri dari :
1) kolom dan tulisan tujuan disposisi surat
2) kolom dan perintah tindak lanjut surat
3) kolom catatan

>>> bagian disposisi terdiri atas :
1) nama jabatan pemberi disposisi;
2) paraf dan tanggal pemberi disposis;
3) nama jelas pemberi disposisi;

pemberian paraf
lembar disposisi diparaf oleh :
1. bupati;
2. sekretaris daerah;
3. kepala satuan kerja perangkat daerah.

hal yang perlu diperhatikan
untuk lembar disposisi dibuat diatas kertas ukuran ½ folio

format naskah dinas dalam bentuk korespondensi : telaahan staf

telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat / staf yang memuat analisa singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan menyampaikan saran tindak

susunan telaahan staf

>>> kepala laporan yang terdiri atas :
1) kop naskah dinas;
2) tulisan “telaahan staf” diletakkan ditengah lembar naskah;
3) pejabat/alamat yang dituju;
4) pejabat yang mengirim;
5) tanggal, nomor, sifat, lampiran dan hal.

>>> isi telaahan staf yang terdiri dari :
1#
pokok persoalan yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang dipecahkan

2#
pra anggapan yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa yang akan datang;

3#
fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan;

4#
analisis, pengaruh pra anggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan;

5#
kesimpulan yang memuat intisari hasil analisis, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar;

6#
saran tindak memuat secara ringkas dan jelas saran tindak yang disarankan

>>> bagian akhir laporan terdiri atas :
1) nama jabatan pembuat telaahan staf;
2) tanda tangan;
3) nama lengkap, pangkat dan nip;
4) tembusan (jika perlu).
5) kolom pertimbangan dan keputusan



penandatanganan
telaahan staf yang ditandatangani oleh pejabat skpd dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas skpd yang bersangkutan.

hal yang perlu diperhatikan
untuk telaahan staf yang disampaikan kepada bupati dan atau kepada sekretaris daerah pembuatan kolom pertimbangan disesuaikan dengan garis koordinasi dan kewenangan masing-masing skpd

format naskah dinas dalam bentuk korespondensi : memo

memo adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran dan pendapat kedinasan yang dapat digunakan oleh atasan kepada bawahan atau antar pejabat setingkat.

susunan memo :
>> kepala memo yang terdiri atas :
1. kop naskah dinas;
2. tulisan “memo” ditempatkan simetris ditengah naskah dinas;
3. nama pengirim memo;
4. pejabat/alamat yang dituju;

>> isi memo, dirumuskan dalam bentuk uraian yang ditulis secara singkat, padat dan jelas.

>> bagian akhir memo terdiri atas :
1. tempat dan tanggal pembuatan memo
2. paraf dan nama pembuat memo

penandatanganan
>>> memo yang dipergunakan oleh bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas bupati;

>>> memo yang dipergunakan oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan.

hal yang perlu diperhatikan
a. memo diparaf oleh pembuat memo
b. memo tidak dibubuhi stempel dinas / jabatan
c. pembuatan memo dapat ditulis tangan saja atau diketik

format naskah dinas dalam bentuk korespondensi : nota dinas

nota dinas adalah alat komunikasi tertulis intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, beruapa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.

susunan nota dinas
kepala nota dinas
terdiri atas :
1) kop naskah dinas;
2) tulisan “nota dinas”. ditempatkan ditengah-tengah isi naskah;
3) nomor yang ditulis dengan huruf awal kapital ditempatkan dibawah tulisan “nota dinas”;
4) kata ”kepada” ditulis dengan huruf awal kapital, untuk pejabat / alamat yang dituju;
5) kata ”dari” ditulis dengan huruf awal kapital untuk pejabat yang mengirim;
6) kata “hal” ditulis dengan huruf awal kapital, untuk memuat perihal / maksud dari dibuatnya nota dinas;
7) kata ”tanggal” ditulis dengan huruf awal kapital, tanggal ditulis sesuai dengan waktu nota dinas dibuat.

isi nota dinas dirumuskan dalam bentuk uraian

bagian akhir naskah dinas terdiri atas :
1) tanda tangan pejabat pembuat nota dinas;
2) nama pejabat;
3) tembusan (jika perlu).

penandatanganan

>>> nota dinas yang ditandatangani oleh pimpinan unit kerja dilingkungan perangkat daerah atau atas nama pimpinan perangkat daerah dan atau atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan;

>>> nota dinas yang ditandatangani oleh pimpinan unit kerja dilingkungan satuan organisasi atau atas nama pimpinan satuan organisasi atau atas wewenangn jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan;

hal yang perlu diperhatikan
nota dinas tidak dibubuhi stempel dinas

format naskah dinas dalam bentuk korespondensi : surat undangan

surat undangan adalah naskah dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara dan pertemuan.

susunan surat undangan

kepala surat undangan
yang terdiri atas :

1# kop naskah dinas
nama tempat dan tanggal pembuatan surat, yang diketik disebelah kanan atas dibawah kop naskah dinas;

pertama :
nomor, sifat, lampiran dan hal, yang diketik disebelah kiri dibawah kop naskah dinas ;

kedua :
alamat undangan yang dituju, ditempatkan dikanan atas dibawah nama tempat dan tanggal pembuatan surat, sejajar / sebaris dengan nomor surat;

2# isi surat undangan
terdiri atas :
pertama, alinea pembuka, yang terdiri maksud dan tujuan
>>> isi undangan yang meliputi hari, tanggal, waktu, dan tempat penyelenggaraan serta acara yang diselenggarakan
>> alinea penutup

kedua, bagian akhir surat undangan terdiri atas :
1. nama jabatan pengundang;
2. tanda tangan pejabat pengundang;
3. nama pejabat, pangkat dan nip bagi pns;
4. stempel jabatan/instansi;
5. tembusan.
6. catatan yan dianggap perlu

penandatanganan.
pertama, surat undangan yang ditandatangani oleh bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas bupati;

kedua, surat undangan yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas nama bupati dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan;

ketiga, surat undangan yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan.

hal yang perlu diperhatikan
>>> format surat undangan sama dengan format surat dinas, bedanya adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran

>>> surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu

format naskah dinas dalam bentuk korespondensi : pengumuman

pengumuman
adalah suatu bentuk naskah dinas sebagai alat pemberitahuan yang bersifat umum. pengumuman yang ditandatangani oleh masing-masing pejabat ditentukan oleh jenis, sifat, dan organisasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

susunan pengumuman terdiri atas :

a# : kepala pengumuman
yang terdiri atas :
1. kop naskah dinas
2. tulisan ”pengumuman, yang ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan ditengah, dibawah kop naskah dinas;
3. nomor yang ditempatkan dibawah tulisan ”pengumuman”;
4. tulisan ”tentang” yang dicantumkan dibawah kata ”pengumuman” ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan secara simetris;
5. judul pengumuman yang ditulis dengan huruf kapital diletakkah secara simetris dibawah ”tentang”.

b# : isi pengumuman
dirumuskan dalam bentuk uraian yang antara lain memuat :
- alasan / dasar dibuatnya pengumuman
- pemberitahuan tentang hal / informasi tertentu yang dianggap perlu dan mendesak

c# : bagian akhir pengumuman
terdiri atas :
1. tempat dan tanggal pembuatan pengumuman
2. nama jabatan yang menetapkan;
3. tanda tangan dan nama lengkap pejabat yang menetapkan
4. stempel jabatan/instansi;

penandatanganan
>>> pengumuman yang ditandatangani oleh bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas bupati;

>>> pengumuman yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas nama bupati dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan;

>>> pengumuman yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan.

hal yang perlu diperhatikan
>>> pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok / golongan tertentu

>>> pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.

format naskah dinas dalam bentuk korespondensi : surat pengantar

surat pengantar
adalah daftar yang dipergunakan sebagai pengantar untuk mengantar sesuatu naskah atau barang dan sebagainya yang pada umumnya tidak memerlukan penjelasan.

susunan surat pengantar terdiri atas :

1# : kepala surat
terdiri atas :
1) kop naskah dinas;
2) nama jabatan / alamat yang dituju;
3) tulisan “surat pengantar” ditempatkan ditengah-tengah isi naskah;
4) nomor yang ditulis dengan huruf awal kapital ditempatkan dibawah tulisan “surat pengantar”

2# : isi surat pengantar
dibuat dalam bentuk kolom yang terdiri dari :
1) kolom nomor urut
2) kolom jenis yang dikirim
3) kolom banyaknya naskah/barang yang dikirim
4) kolom keterangan

3# : bagian akhir surat
terdiri atas :
1) nama tempat, tanggal, bulan dan tahun
2) nama jabatan pembuat surat pengantar
3) tanda tangan pejabat pembuat surat pengantar;
4) nama, pangkat dan nip pejabat;
5) stempel jabatan / skpd
6) penerima, yang memuat tanggal diterima, jabatan, nama lengkap dan tanda tangan penerima

penandatanganan
>>> surat pengantar dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan;

hal yang perlu diperhatikan
>>> penomoran surat pengantar sama dengan penomoran surat dinas
>>> surat pengantar dibuat rangkap dua : lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim

format naskah dinas dalam bentuk korespondensi : surat biasa

surat biasa
adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.

susunan surat biasa terdiri atas :

1# kepala surat
terdiri atas :
1. nama tempat ditetapkan;
2. tanggal, bulan dan tahun;
3. pejabat/alamat yang dituju;
4. nomor surat;
5. sifat surat;
6. lampiran surat;
7. hal surat.

2# : isi surat, dirumuskan dalam bentuk uraian

3# : bagian akhir surat
terdiri atas :
1. nama jabatan;
2. tanda tangan pejabat;
3. nama pejabat, pangkat dan nip bagi pns;
4. stempel jabatan/instansi;
5. tembusan.

penandatanganan.
>>> surat biasa yang ditandatangani oleh bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas bupati;

>>> surat biasa yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas nama bupati dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan;

>>> surat biasa yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan.

>>> surat biasa yang ditandatangani oleh camat / lurah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas kecamatan / kelurahan yang bersangkutan.

>>> surat biasa yang ditandatangani oleh kepala desa atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas kepala desa yang bersangkutan.

>>> surat biasa yang ditandatangani oleh perangkat desa atas nama kepala desa atau wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat desa yang bersangkutan.

hal yang perlu diperhatikan
kop naskah dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat