tata persuratan dinas

tata persuratan dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat-menyurat yang dilaksanakan oleh satuan kerja perangkat daerah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

penerapan tata persuratan dinas harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut :

pertama :
penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat agar tidak menimbulkan salah penafsiran.

kedua :
koordinasi antar pejabat terkait hendaknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, misalnya diskusi, kunjungan pribadi dan jaringan telepon lokal. jika dalam menyusun surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draft, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari.

ketiga :
urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tatacara dan prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.

keempat :
jawaban terhadap surat yang masuk :
a. instansi pengirim harus segera mengkonfirmasikan kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi tanpa keterangan yang jelas.
b. instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim.

kelima :
batas waktu jawaban surat disesuaikan dengan sifat surat yang bersangkutan :
a. amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima.
b. segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima, dan
c. biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.

keenam :
waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadual pengirim surat yang berlaku di instansi masing-masing dan segera kirim setelah ditandatangani.

ketujuh :
penggandaan/copy surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam “tembusan”. copy surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut :
a. copy tembusan adalah copy surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait.
b. copy laporan adalah copy surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang, dan.
c. copy untuk arsip adalah copy surat yang disimpan untuk kepentingan pemeriksaan arsip.

kedelapan :
tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab.

kesembilan :
tingkat keamanan.
a. sangat rahasia disingkat (sr), tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. jika disiarkan secara tidak syah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.

b. rahasia disingkat (r), tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. jika disiarkan secara tidak syah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara.

c. konfidensial disingkat (k), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan negara. jika disiarkan secara tidak syah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara. termasuk dalam tingkat konfidensial adalah rahasia jabatan dan terbatas.

d.biasa disingkat (b), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

kesepuluh :
kecepatan penyampaian.
a. amat segera/kilat, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam;

b. segera, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam; dan

c. biasa, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadual perjalanan caraka/kurir, batas waktu 5 hari.

kesebelas :
surat dengan tingkat keamanan tertentu (sangat rahasia, rahasia, konfidensial/terbatas) harus dijaga keamanannya dalam rangka keselamatan negara. tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas. jika surat dinas tersebut dicopy, cap tingkat keamanan pada copy harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli.

keduabelas :
penggunaan kertas surat.
a. kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah hvs 80 gram atau disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan;
b. penggunaan kertas hvs diatas 80 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama;
c. penyediaan surat berlambang negara dan/atau logo instansi, dicetak diatas kertas 80 gram;
d. kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah folio (210 x 330 mm).
e. disamping kertas folio untuk kepentingan tertentu seperti makalah/piper, pidato dan laporan dapat menggunakan kertas dengan ukuran berikut : a4 yang berukuran 297 x 210 mm (8/x11/inci) untuk makalah/ piper/ laporan. a5 setengah kuarto (210 x 148 mm) untuk pidato

ketigabelas :
pengetikan sarana adminstrasi dan komunikasi perkantoran
a. penggunaan jenis huruf pica;
b. arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan;
c. spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan.
d. warna tinta adalah hitam

keempatbelas :
warna dan kualitas, kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik (white bond) digunakan untuk surat dinas yang asli, sedangkan yang berkualitas biasa digunakan untuk copy surat dinas. apabila digunakan mesin ketik biasa, tembusan diketik dengan kertas karbon pada kertas doorslag/manifold/tissue. apabila digunakan mesin ketik elektronis atau komputer akan lebih efesien jika tembusan dibuat pada kertas biasa dengan menggunakan mesin fotocopy. naskah dengan jangka waktu simpan 10 tahun atau lebih atau bernilai guna permanen harus menggunakan kertas serendah-rendahnya dengan nilai keasaman (ph) 7.