pokok pokok persuratan naskah dinas

ketentuan umum
dalam pengetikan naskah dinas dilakukan dengan memperhatikan penggunaan formulir, ruang, tepi, alinea, penomoran, pemberian nomor halaman dan kata penyambung.

pengetikan naskah dinas
pengetikan naskah dinas terutama yang disusun dalam bentuk surat agar diketik diatas formulir ukuran folio. bidang luas kertas yang dipergunakan untuk pengetikan naskah dinas harus memperhatikan ketentuan sebagai berikut :
a. ruang tepi sebelah atas 3 enter dibawah garis kop naskah dinas
b. ruang tepi sebelah bawah 5 enter dari tepi kertas sebelah bawah
c. ruang tepi sebelah kiri 7 sampai 20 ketuk dari tepi kertas sebelah kiri
d. ruang tepi sebelah kanan 7 ketuk dari tepi kertas sebelah kanan

hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat naskah dinas

1# dilaksanakan secara cermat

2# memperhatikan koordinasi antar pejabat terkait dilaksanakan mulai tahap penyusunan draft, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari

3# prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi

4# batas waktu jawaban terhadap surat yang masuk disesuaikan dengan sifat surat, yaitu amat segera/ kilat, segera, dan biasa

5# waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal pengirim surat yang berlaku di satuan kerja perangkat daerah masing-masing dan segera dikirim setelah ditandatangani

6# penggandaan / copy surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan

7# tingkat keamanan surat, yaitu : (1). sangat rahasia disingkat (sr). (2). rahasia disingkat (r). (3). konfidensial disingkat (k). (4) biasa disingkat (b)

8# kecepatan penyampaian surat :
(1) amat segera/kilat, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam
(2). segera, surat dinas harus diselesaikan/dikirim / disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam.
(3) biasa, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/ kurir, batas waktu 5 hari

9# surat dengan tingkat keamanan tertentu (sangat rahasia, rahasia, konfidensial/terbatas) harus dijaga keamanannya dalam rangka keselamatan negara. tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas. jika surat dinas tersebut dicopy, cap tingkat keamanan pada copy harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli.

10# penggunaan kertas surat, pengetikan dan print out:
pertama, kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah hvs 80 gram / disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan.

kedua, penyediaan surat berlambang negara dan/atau logo satuan kerja perangkat daerah, dicetak diatas kertas 80 gram

ketiga, kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah folio (210 x 330 mm)

keempat, kertas ukuran a4 (297 x 210 mm) digunakan untuk makalah, paper atau laporan

kelima, kertas ukuran a5 setengah kuarto (210 x 149 mm) digunakan untuk pidato.

keenam, penggunaan jenis huruf dan ketentuan pengetikan disesuaikan dengan kebutuhan

ketujuh, print out / hasil pengetikan naskah dinas menggunakan tinta warna hitam dan penggandaannya dengan fotocopy