tata persuratan dinas

tata persuratan dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat-menyurat yang dilaksanakan oleh satuan kerja perangkat daerah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

penerapan tata persuratan dinas harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut :

pertama :
penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat agar tidak menimbulkan salah penafsiran.

kedua :
koordinasi antar pejabat terkait hendaknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, misalnya diskusi, kunjungan pribadi dan jaringan telepon lokal. jika dalam menyusun surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draft, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari.

ketiga :
urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tatacara dan prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.

keempat :
jawaban terhadap surat yang masuk :
a. instansi pengirim harus segera mengkonfirmasikan kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi tanpa keterangan yang jelas.
b. instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim.

kelima :
batas waktu jawaban surat disesuaikan dengan sifat surat yang bersangkutan :
a. amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima.
b. segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima, dan
c. biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.

keenam :
waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadual pengirim surat yang berlaku di instansi masing-masing dan segera kirim setelah ditandatangani.

ketujuh :
penggandaan/copy surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam “tembusan”. copy surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut :
a. copy tembusan adalah copy surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait.
b. copy laporan adalah copy surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang, dan.
c. copy untuk arsip adalah copy surat yang disimpan untuk kepentingan pemeriksaan arsip.

kedelapan :
tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab.

kesembilan :
tingkat keamanan.
a. sangat rahasia disingkat (sr), tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. jika disiarkan secara tidak syah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.

b. rahasia disingkat (r), tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. jika disiarkan secara tidak syah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara.

c. konfidensial disingkat (k), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan negara. jika disiarkan secara tidak syah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara. termasuk dalam tingkat konfidensial adalah rahasia jabatan dan terbatas.

d.biasa disingkat (b), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

kesepuluh :
kecepatan penyampaian.
a. amat segera/kilat, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam;

b. segera, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam; dan

c. biasa, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadual perjalanan caraka/kurir, batas waktu 5 hari.

kesebelas :
surat dengan tingkat keamanan tertentu (sangat rahasia, rahasia, konfidensial/terbatas) harus dijaga keamanannya dalam rangka keselamatan negara. tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas. jika surat dinas tersebut dicopy, cap tingkat keamanan pada copy harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli.

keduabelas :
penggunaan kertas surat.
a. kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah hvs 80 gram atau disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan;
b. penggunaan kertas hvs diatas 80 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama;
c. penyediaan surat berlambang negara dan/atau logo instansi, dicetak diatas kertas 80 gram;
d. kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah folio (210 x 330 mm).
e. disamping kertas folio untuk kepentingan tertentu seperti makalah/piper, pidato dan laporan dapat menggunakan kertas dengan ukuran berikut : a4 yang berukuran 297 x 210 mm (8/x11/inci) untuk makalah/ piper/ laporan. a5 setengah kuarto (210 x 148 mm) untuk pidato

ketigabelas :
pengetikan sarana adminstrasi dan komunikasi perkantoran
a. penggunaan jenis huruf pica;
b. arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan;
c. spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan.
d. warna tinta adalah hitam

keempatbelas :
warna dan kualitas, kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik (white bond) digunakan untuk surat dinas yang asli, sedangkan yang berkualitas biasa digunakan untuk copy surat dinas. apabila digunakan mesin ketik biasa, tembusan diketik dengan kertas karbon pada kertas doorslag/manifold/tissue. apabila digunakan mesin ketik elektronis atau komputer akan lebih efesien jika tembusan dibuat pada kertas biasa dengan menggunakan mesin fotocopy. naskah dengan jangka waktu simpan 10 tahun atau lebih atau bernilai guna permanen harus menggunakan kertas serendah-rendahnya dengan nilai keasaman (ph) 7.

azas-azas tata naskah dinas

azas-azas tata naskah dinas adalah pedoman atau acuan dasar mengenai pelaksanaan naskah dinas satuan kerja perangkat daerah di lingkungan pemerintah kabupaten / kota. azas-azas tata naskah dinas terdiri dari :

pertama, azas dayaguna dan hasilguna
adalah penyelenggaraan tata naskah dinas secara berdayaguna dan berhasilguna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa indonesia yang baik, benar dan lugas.

azas pembakuan
adalah naskah dinas diproses dan disusun menurut tatacara dan bentuk yang telah dibakukan. petunjuk teknis tata naskah dinas setiap instansi pemerintah pusat dan daerah mengacu kepada pedoman umum tata naskah dinas yang membakukan jenis, penyusunan naskah dinas, dan tata cara penyelenggaraannya.

azas pertanggungjawaban
adalah penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan , dan keabsahan.

azas keterkaitan
adalah kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.

azas kecepatan dan ketepatan
untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian dan distribusi.

azas keamanan
adalah tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi. demi terwujudnya tata naskah dinas yang berdayaguna dan berhasilguna, pengamanan naskah dan aspek legalitasnya perlu dilihat sebagai penentu yang paling penting.

pokok pokok persuratan naskah dinas

ketentuan umum
dalam pengetikan naskah dinas dilakukan dengan memperhatikan penggunaan formulir, ruang, tepi, alinea, penomoran, pemberian nomor halaman dan kata penyambung.

pengetikan naskah dinas
pengetikan naskah dinas terutama yang disusun dalam bentuk surat agar diketik diatas formulir ukuran folio. bidang luas kertas yang dipergunakan untuk pengetikan naskah dinas harus memperhatikan ketentuan sebagai berikut :
a. ruang tepi sebelah atas 3 enter dibawah garis kop naskah dinas
b. ruang tepi sebelah bawah 5 enter dari tepi kertas sebelah bawah
c. ruang tepi sebelah kiri 7 sampai 20 ketuk dari tepi kertas sebelah kiri
d. ruang tepi sebelah kanan 7 ketuk dari tepi kertas sebelah kanan

hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat naskah dinas

1# dilaksanakan secara cermat

2# memperhatikan koordinasi antar pejabat terkait dilaksanakan mulai tahap penyusunan draft, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari

3# prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi

4# batas waktu jawaban terhadap surat yang masuk disesuaikan dengan sifat surat, yaitu amat segera/ kilat, segera, dan biasa

5# waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal pengirim surat yang berlaku di satuan kerja perangkat daerah masing-masing dan segera dikirim setelah ditandatangani

6# penggandaan / copy surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan

7# tingkat keamanan surat, yaitu : (1). sangat rahasia disingkat (sr). (2). rahasia disingkat (r). (3). konfidensial disingkat (k). (4) biasa disingkat (b)

8# kecepatan penyampaian surat :
(1) amat segera/kilat, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam
(2). segera, surat dinas harus diselesaikan/dikirim / disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam.
(3) biasa, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/ kurir, batas waktu 5 hari

9# surat dengan tingkat keamanan tertentu (sangat rahasia, rahasia, konfidensial/terbatas) harus dijaga keamanannya dalam rangka keselamatan negara. tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas. jika surat dinas tersebut dicopy, cap tingkat keamanan pada copy harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli.

10# penggunaan kertas surat, pengetikan dan print out:
pertama, kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah hvs 80 gram / disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan.

kedua, penyediaan surat berlambang negara dan/atau logo satuan kerja perangkat daerah, dicetak diatas kertas 80 gram

ketiga, kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah folio (210 x 330 mm)

keempat, kertas ukuran a4 (297 x 210 mm) digunakan untuk makalah, paper atau laporan

kelima, kertas ukuran a5 setengah kuarto (210 x 149 mm) digunakan untuk pidato.

keenam, penggunaan jenis huruf dan ketentuan pengetikan disesuaikan dengan kebutuhan

ketujuh, print out / hasil pengetikan naskah dinas menggunakan tinta warna hitam dan penggandaannya dengan fotocopy

tata naskah dinas : perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat naskah dinas

pengertian
yang dimaksud dengan perubahan adalah mengubah sebagian dari suatu naskah dinas. dalam hal ini harus dibedakan dengan pengertian ralat yaitu merubah kekeliruan kecil, misalnya salah ketik.

yang dimaksud dengan pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlaku lagi suatu naskah dinas terhitung mulai saat ditentukan dalam pencabutan tersebut.

yang dimaksud dengan pembatalan adalah suatu pernyataan yang dinyatakan bahwa suatu naskah dinas harus dianggap tidak pernah dikeluarkan.

tatacara mengubah, mencabut atau membatalkan naskah dinas
pertama, naskah dinas yang bersifat mengatur apabila diubah, dicabut atau dibatalkan harus dengan naskah dinas yang sama jenisnya. misalnya peraturan harus dengan peraturan.

kedua, pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan dan pembatalan adalah pejabat yang semula menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.

ketiga, ralat yang bersifat kekeliruan kecil misalnya salah ketik dikeluarkan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.

tata naskah dinas : penggunaan a.n, u.b, Plh, Plt, dan Pj

di lingkungan sekretariat daerah
dalam hal bupati memberikan mandat penandatanganan kepada pejabat bawahannya, maka penggunaan a.n, u.b. dan lain sebagainya yaitu sebagai berikut :

pertama :
a.n. (atas nama, di tulis a huruf kecil dan n huruf kecil ) dipergunakan jika yang berwenang menandatangani (pejabat setingkat dibawahnya) telah mendapat mandat dari pejabat atasannya, pertanggungjawaban materi surat tersebut tetap berada ditangan yang memberikan mandat. pejabat yang menandatangani dapat diminta pertanggungjawabannya tentang isi surat dimaksud oleh yang memberi mandat;

kedua :
u.b. (untuk beliau, di tulis u huruf kecil dan b huruf kecil) dipergunakan jika pejabat yang mendapat mandat kewenangan menandatangani dari pejabat setingkat diatasnya memberikan kewenangan penandatanganan kepada pejabat setingkat dibawahnya;

ketiga :
penjabat (Pj), pelaksana harian (Plh), ditulis di depan nama jabatan yang menjadi wewenangnya;

keempat :
pelaksanaan tugas (Plt), ditulis di depan nama jabatan yang menjadi wewenangnya, dipergunakan untuk mengisi kekosongan pimpinan atau pejabat struktural pada suatu jabatan struktural, yang dikarenakan pejabat struktural definitif tersebut mendapat tugas kedinasan yang harus meninggalkan kantor atau berhalangan karena sesuatu hal dalam jangka waktu tertentu.

di lingkungan instansi/satuan organisasi
dalam hal pimpinan satuan kerja perangkat daerah melimpahkan wewenang penandatanganan kepada pejabat bawahannya, maka penggunaann a.n. u.b. dan lain sebagainya adalah sebagaimana ketentuan pada butir tersebut diatas.

tata naskah dinas : pembubuhan paraf

pembubuhan paraf secara hierarkhis

naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang harus diparaf terlebih dahulu oleh maksimal tiga orang pejabat (eselon iv, iii dan ii) searah jarum jam untuk ikut bertanggung jawab karena tugas pokok dan fungsinya atau terkait dengan tugasnya, yakni eselon iv disebelah bawah kiri nama yang berwenang menandatangani, eselon iii disebelah kiri dari nama jabatan penandatangan dan eselon ii disebelah kanan nama jabatan penandatangan.

naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh sekretaris daerah untuk ditandatangani oleh bupati atau wakil bupati diparaf oleh sekretaris daerah dan dibubuhkan dibelakang nama jabatan penandatangan.

naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani naskah dinas tersebut tidak memerlukan paraf.

paraf pejabat dibubuhkan pada lembar terakhir naskah dinas tersebut, kecuali untuk surat perintah perjalanan dinas, paraf dibubuhkan pada lembar pertama. sedangkan untuk naskah dinas yang lebih dari satu halaman, maka pejabat pembuat naskah dinas memaraf setiap halaman pada sebelah kanan bawah.

pembubuhan paraf koordinasi
naskah dinas yang materinya menyangkut kepentingan unit lain, maka pejabat yang berwenang dari unit lain tersebut perlu ikut serta membubuhkan paraf koordinasi pada naskah dinas.

bentuk dan model paraf koordinasi dari pejabat yang bersangkutan diserahkan pengaturannya di daerah.

kewenangan penandatanganan naskah dinas

kewenangan bupati
pertama, bupati menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan pengaturan, korespondensi, dan khusus serta dalam bentuk surat yang materinya memuat kebijaksanaan dan atas pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi;

kedua, naskah dinas tersebut ditujukan kepada pejabat di lingkungan pemerintah provinsi dan kabupaten, presiden, wakil presiden, menteri/anggota kabinet, pimpinan lembaga pemerintah non departemen dan pimpinan organisasi kemasyarakatan;

ketiga, apabila bupati berhalangan, penandatanganan naskah dinas dilakukan wakil bupati sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

keempat, bupati dapat mendelegasikan penanda tanganan naskah dinas tertentu kepada pejabat yang ditunjuk secara tertulis dengan peraturan bupati, kecuali peraturan daerah.

kewenangan wakil bupati
pertama, wakil bupati menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk-produk hukum sebagai petunjuk pelaksanaan yang telah ditetapkan oleh bupati serta dalam bentuk dan susunan surat sepanjang materinya sesuai dengan bidang tugas dan tanggung jawabnya.

kedua, naskah dinas tersebut ditujukan kepada pejabat di lingkungan pemerintah provinsi dan kabupaten, presiden, wakil presiden, menteri/ anggota kabinet, pimpinan lembaga pemerintah non departemen, pimpinan organisasi kemasyarakatan serta pihak lain yang dianggap perlu.

kewenangan sekretaris daerah
pertama, sekretaris daerah atas nama bupati menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk-produk hukum yang bersifat penetapan, peraturan teknis dan petunjuk pelaksanaan dari kebijaksanaan pemerintah daerah yang ditetapkan.

kedua, sekretaris daerah atas nama bupati menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya merupakan penjelasan atau petunjuk pelaksanaan dari suatu kebijaksanaan pemerintah daerah yang telah ditetapkan.

ketiga, sekretaris daerah menandatangani naskah dinas yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan pemerintah daerah, pejabat instansi lain dan pihak-pihak lain yang dianggap perlu.

keempat, sekretaris daerah berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat dalam rangka pengaturan dan atau koordinasi teknis administrasi untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan pemerintah daerah.

kelima, dalam hal sekretaris daerah berhalangan, asisten berdasarkan pemberian delegasi menandatangani naskah dinas

kewenangan asisten
pertama, asisten atas nama sekretaris daerah menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat yang materinya memuat petunjuk pelaksanaan teknis operasional yang mendukung kelancaran pelaksanaan tugas masing-masing satuan organisasi yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan pemerintah daerah.

ketiga, asisten berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya merupakan data atau informasi sebagai pelaksanaan teknis operasional dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas.

keempat, asisten menandatangani naskah dinas yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan satuan organisasi yang bersangkutan.

kewenangan kepala bagian
pertama, kepala bagian menandatangani naskah dinas berdasarkan wewenang yang telah ditentukan dan digariskan oleh pimpinan yang bersifat informasi biasa/staf teknis serta tidak mengandung konsekuensi tanggung jawab yang lebih luas, yang ditujukan kepada eselon bawahan atau yang setingkat.

kedua, kepala bagian atas nama atasan langsung atau atas wewenang jabatannya dapat menandatangani naskah dinas dalam bentuk susunan surat yang ditujukan kepada unit kerja intern yang bersangkutan.

kewenangan sekretaris dewan perwakilan rakyat daerah
sekretaris dewan perwakilan rakyat daerah atas wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas berdasarkan wewenang yang telah ditentukan dan digariskan oleh pimpinan yang bersifat informatif/biasa/staf teknis serta tidak mengandung konsekuensi tanggung jawab yang lebih luas, yang ditujukan kepada eselon bawahan atau yang setingkat.

kewenangan pimpinan satuan kerja perangkat daerah
pertama, pimpinan satuan kerja perangkat daerah menandatangani naskah dinas keluar yang ditujukan kepada atasan atau yang setingkat dan atau naskah dinas yang isinya menyangkut masalah-masalah prinsip atau mengandung kebijaksanaan teknis satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan.

kedua, kewenangan penandatangan naskah dinas bagi pejabat satu tingkat dibawah pimpinan satuan kerja perangkat daerah menandatangani naskah dinas yang isinya bersifat biasa/rutin.

jenis tata naskah dinas

jenis tata naskah dinas dilingkungan pemerintah kabupaten / kota dirumuskan dalam susunan dan bentuk sebagai berikut :

pertama, tata naskah dinas yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk pengaturan, yang terdiri dari :
1. peraturan daerah;
2. peraturan bupati;
3. peraturan bersama bupati;
4. keputusan bupati;
5. instruksi bupati;
6. pedoman
7. petunjuk pelaksanaan
8. prosedur tetap
9. surat edaran
10. surat tugas

kedua, tata naskah dinas yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk korespondensi terdiri dari :
1. surat biasa
2. surat pengantar
3. surat undangan
4. nota dinas
5. memo
6. telaahan staf
7. lembar disposisi
8. laporan
9. pengumuman
10. surat panggilan
11. nota pengajuan konsep naskah dinas
12. telegram

ketiga, tata naskah dinas yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk khusus terdiri dari :
1. surat perjanjian
2. surat kuasa
3. berita acara
4. surat perintah perjalanan dinas
5. surat pernyataan melaksanakan tugas
6. surat keterangan
7. notulen
8. daftar hadir
9. piagam
10. surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan
11. berita daerah
12. rekomendasi

pengertian tata naskah dinas

secara sederhana tata naskah dinas dapat diartikan sebagai alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan pemerintah kabupaten / kota dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan di daerah.

tata naskah dinas meliputi antara lain pengaturan tentang jenis, penyusunan dan bentuk tata naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan stempel dinas, penggunaan bahasa indonesia yang baik dan benar, tata surat, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, serta ralat.

saat ini ketentuan yang mengatur tentang tata naskah dinas yang berlaku dan dijadikan pedoman telah di atur dalam permendagri nomor 3 tahun 2005 tentang pedoman tata naskah dinas dilingkungan pemerintah kabupaten/kota dan peraturan menteri negara pendayagunaan aparatur negara nomor 22 tahun 2008 tentang pedoman umum tata naskah dinas.