Naskah Dinas : PIAGAM

Piagam adalah surat tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan atau tanda penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau keteladanan yang telah diwujudkan

1. Susunan Piagam terdiri atas  :
Kepala Piagam : bagian kepala ini terdiri dari pertama Kop naskah dinas; kedua, Kata / tulisan “PIAGAM PENGHARGAAN”  ditempatkan dibagian tengah lembar naskah; ketiga, Tulisan Nomor yang diletakkan secara simetris dibawah tulisan ”PIAGAM PENGHARGAAN”

Isi Piagam : pada bagian isi ini, terdiri dari :

1. Uraian yang berisikan Pejabat yang memberikan penghargaan;
2. Nama, Tempat/Tanggal Lahir, NIP, Jabatan / Unit Kerja yang menerima penghargaan;
3. Uraian kegiatan yang telah diikuti termasuk waktu kegiatan dan tempat atau prestasi keteladanan yang telah dicapai atau wujudkan;

Bagian Akhir Piagam. untuk bagian akhir, terdiri dari : Nama tempat; Tanggal, Bulan dan Tahun;    Nama Jabatan dan Unit Kerja Pemberi Penghargaan; Tanda tangan pejabat; Nama Jelas Pejabat;

2. Penandatanganan.
Piagam ditandatangani oleh : BUPATI / WAKIL BUPATI

3. Hal Yang Perlu diperhatikan
Piagam dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas sesuai dengan Pejabat yang memberikan Piagam Penghargaan;

berita acara

berita acara adalah naskah dinas yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan

susunan berita acara
a. kepala berita acara :
1) kop naskah dinas
2) kata “berita acara” ditulis dengan huruf kapital ditempatkan dibagian tengah lembar naskah;
3) nomor surat ditempatkan dibawah kata ”berita acara”
4) judul berita acara.

b. isi berita acara :
1) hari, tanggal dan tahun serta tempat pembuatan;
2) nama lengkap dan alamat para pihak yang membuat berita acara;
3) subtansi berita acara;

c. bagian akhir berita acara
1) tulisan ”demikian berita acara ini dibuat dalam rangkap................;
2) nama tempat, tanggal, bulan dan tahun;
3) tulisan “pihak” yang membuat berita acara;
4) nama jabatan para pihak yang membuat berita acara;
5) tanda tangan para pihak yang membuat berita acara;
6) stempel jabatan/instansi;
7) nama lengkap para pihak yang membuat berita acara;
8) tulisan “dilakukan dihadapan…………..(pihak ketiga yang menyaksikan penandatanganan berita acara tersebut)
9) tanda tangan dan nama lengkap yang menyaksikan ;

penandatanganan
a. berita acara yang ditandatangani oleh bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas bupati;

b. berita acara yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas nama bupati dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan dengan lambang daerah yang ditempatkan dibagian kiri atas;

c. berita acara yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan;

surat kuasa

surat kuasa adalah naskah dinas sebagai alat pemberitahuan dan tanda bukti yang berisi pemberian mandat, hak, kewajiban dan kewenangan dari pihak pejabat yang memberikan kuasa kepada pejabat yang diberi kuasa untuk bertindak dalam penyelesaian sesuatu urusan

susunan surat kuasa
a. kepala surat kuasa :
1) kop naskah dinas
2) kata “surat kuasa” ditulis dengan huruf kapital ditempatkan dibagian tengah lembar naskah;
3) nomor surat ditempatkan dibawah kata ”surat kuasa”

b. isi surat kuasa :
1) tulisan ”yang bertanda tangan dibawah ini,”;
2) nama lengkap dan jabatan yang memberi kuasa;
3) tulisan ”memberi kuasa kepada”;
4) nama lengkap dan jabatan yang diberi kuasa;
5) tulisan ”untuk”;
6) uraian tentang materi/hal-hal yang dikuasakan;

c. bagian akhir surat kuasa
1) nama tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan;
2) tulisan ”yang memberi kuasa”;
3) nama jabatan pemberi kuasa;
4) nama jelas, pangkat dan nip pemberi kuasa;
5) stempel jabatan/instansi;
6) tulisan ”yang diberi kuasa”;
7) nama jabatan yang diberi kuasa;
8) tanda tangan pejabat yang diberi kuasa
9) nama jelas, pangkat dan nip yang diberi kuasa

penandatanganan
a. surat kuasa yang ditandatangani oleh bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas bupati;

b. surat kuasa yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas nama bupati dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan dengan lambang daerah yang ditempatkan dibagian kiri atas;

c. surat kuasa yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan;

hal yang perlu diperhatikan
suara kuasa dibubuhi materai sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

surat perjanjian

surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi suatu kesepakatan bersama yang mengikat antara pihak-pihak tertentu untuk melakukan tindakan/ perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.

susunan surat perjanjian
a. kepala surat perjanjian :
1) kop naskah dinas
2) kata “surat perjanjian” ditulis dengan huruf kapital ditempatkan dibagian tengah lembar naskah;
3) nomor surat ditempatkan dibawah kata ”surat perjanjian”
4) tulisan ”tentang”;
5) judul perjanjian.

b. isi surat perjanjian :
1) hari, tanggal dan tahun serta tempat pembuatan;
2) nama lengkap, pekerjaan dan alamat pihak-pihak yang terlibat dalam perjanjian;
3) materi perjanjian yang dituangkan / diuraikan dalam bentuk pasal-pasal;

c. bagian akhir surat perjanjian
1) tulisan “pihak ke…”;
2) nama jabatan para pihak yang membuat perjanjian;
3) tanda tangan para pihak yang membuat perjanjian;
4) materai;
5) nama jelas para pihak yang membuat perjanjian;
6) pangkat dan nip bagi pns;
7) stempel jabatan/instansi;
8) saksi-saksi (nama jelas dan tanda tangan)
9) tembusan.

penandatanganan
a. surat perjanjian yang ditandatangani oleh bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas bupati;

b.surat perjanjian yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas nama bupati dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan dengan lambang daerah yang ditempatkan dibagian kiri atas;

c. surat perjanjian yang ditandatangani oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan;

hal yang perlu diperhatikan
perjanjian yang dilakukan antar satuan kerja perangkat daerah dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggungjawabnya

Telegram

Telegram adalah berisi berita singkat yang penyelesaiannya dengan cepat, menggunakan kata-kata singkat dan jelas yang dikirim melalui telekomunikasi elektronik

Susunan Telegram:

Kepala Telegram yang terdiri atas :
1. Pejabat yang mengirim berita berikut pangkat dan NIP
2. Nama tempat dan tanggal pembuatan Telegram
3. Nomor yang diketik disebelah kiri dibawah kop naskah dinas ;
4. Pejabat / alamat yang dituju, ditempatkan dikanan atas dibawah nama tempat dan tanggal pembuatan surat, sejajar / sebaris dengan nomor surat;
5. Tulisan ” Telegram” ditempatkan ditengah atas lembar naskah dinas

Isi Telegram terdiri atas :
1. Tujuan alamat naskah dinas disampaikan;
2. Asal / pengirim naskah dinas;
3. Tentang isi Naskah Dinas;
4. Catatan yang diperlukan;Lampiran;
5. Permohonan mendapatkan tanda tangan atas pengesahan atau persetujuan

Bagian Akhir Telegram terdiri atas :
1. Nama Jabatan yang mengajukan Telegram;
2. Tanda tangan pejabat yang mengajukan Telegram;
3. Nama Jelas Pemegang Jabatan yang mengajukan Telegram;
4. Tulisan “DISPOSISI PIMPINAN”, yang diletakkan disebelah kiri nama jabatan dan Nama Jelas pemegang jabatan;
5. Tulisan “ TINDAK LANJUT STAF” yang diletakkan dibawah tulisan “DISPOSISI PIMPINAN”

Penandatanganan
Telegram yang ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kerja di Lingkungan Perangkat Daerah dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Satuan Organisasi yang bersangkutan

format naskah dinas dalam bentuk korespondensi : memo

memo adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran dan pendapat kedinasan yang dapat digunakan oleh atasan kepada bawahan atau antar pejabat setingkat.

susunan memo :
>> kepala memo yang terdiri atas :
1. kop naskah dinas;
2. tulisan “memo” ditempatkan simetris ditengah naskah dinas;
3. nama pengirim memo;
4. pejabat/alamat yang dituju;

>> isi memo, dirumuskan dalam bentuk uraian yang ditulis secara singkat, padat dan jelas.

>> bagian akhir memo terdiri atas :
1. tempat dan tanggal pembuatan memo
2. paraf dan nama pembuat memo

penandatanganan
>>> memo yang dipergunakan oleh bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas bupati;

>>> memo yang dipergunakan oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan.

hal yang perlu diperhatikan
a. memo diparaf oleh pembuat memo
b. memo tidak dibubuhi stempel dinas / jabatan
c. pembuatan memo dapat ditulis tangan saja atau diketik

pokok pokok persuratan naskah dinas

ketentuan umum
dalam pengetikan naskah dinas dilakukan dengan memperhatikan penggunaan formulir, ruang, tepi, alinea, penomoran, pemberian nomor halaman dan kata penyambung.

pengetikan naskah dinas
pengetikan naskah dinas terutama yang disusun dalam bentuk surat agar diketik diatas formulir ukuran folio. bidang luas kertas yang dipergunakan untuk pengetikan naskah dinas harus memperhatikan ketentuan sebagai berikut :
a. ruang tepi sebelah atas 3 enter dibawah garis kop naskah dinas
b. ruang tepi sebelah bawah 5 enter dari tepi kertas sebelah bawah
c. ruang tepi sebelah kiri 7 sampai 20 ketuk dari tepi kertas sebelah kiri
d. ruang tepi sebelah kanan 7 ketuk dari tepi kertas sebelah kanan

hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat naskah dinas

1# dilaksanakan secara cermat

2# memperhatikan koordinasi antar pejabat terkait dilaksanakan mulai tahap penyusunan draft, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari

3# prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi

4# batas waktu jawaban terhadap surat yang masuk disesuaikan dengan sifat surat, yaitu amat segera/ kilat, segera, dan biasa

5# waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal pengirim surat yang berlaku di satuan kerja perangkat daerah masing-masing dan segera dikirim setelah ditandatangani

6# penggandaan / copy surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan

7# tingkat keamanan surat, yaitu : (1). sangat rahasia disingkat (sr). (2). rahasia disingkat (r). (3). konfidensial disingkat (k). (4) biasa disingkat (b)

8# kecepatan penyampaian surat :
(1) amat segera/kilat, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam
(2). segera, surat dinas harus diselesaikan/dikirim / disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam.
(3) biasa, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/ kurir, batas waktu 5 hari

9# surat dengan tingkat keamanan tertentu (sangat rahasia, rahasia, konfidensial/terbatas) harus dijaga keamanannya dalam rangka keselamatan negara. tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas. jika surat dinas tersebut dicopy, cap tingkat keamanan pada copy harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli.

10# penggunaan kertas surat, pengetikan dan print out:
pertama, kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah hvs 80 gram / disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan.

kedua, penyediaan surat berlambang negara dan/atau logo satuan kerja perangkat daerah, dicetak diatas kertas 80 gram

ketiga, kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah folio (210 x 330 mm)

keempat, kertas ukuran a4 (297 x 210 mm) digunakan untuk makalah, paper atau laporan

kelima, kertas ukuran a5 setengah kuarto (210 x 149 mm) digunakan untuk pidato.

keenam, penggunaan jenis huruf dan ketentuan pengetikan disesuaikan dengan kebutuhan

ketujuh, print out / hasil pengetikan naskah dinas menggunakan tinta warna hitam dan penggandaannya dengan fotocopy

kewenangan penandatanganan naskah dinas

kewenangan bupati
pertama, bupati menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan pengaturan, korespondensi, dan khusus serta dalam bentuk surat yang materinya memuat kebijaksanaan dan atas pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi;

kedua, naskah dinas tersebut ditujukan kepada pejabat di lingkungan pemerintah provinsi dan kabupaten, presiden, wakil presiden, menteri/anggota kabinet, pimpinan lembaga pemerintah non departemen dan pimpinan organisasi kemasyarakatan;

ketiga, apabila bupati berhalangan, penandatanganan naskah dinas dilakukan wakil bupati sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

keempat, bupati dapat mendelegasikan penanda tanganan naskah dinas tertentu kepada pejabat yang ditunjuk secara tertulis dengan peraturan bupati, kecuali peraturan daerah.

kewenangan wakil bupati
pertama, wakil bupati menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk-produk hukum sebagai petunjuk pelaksanaan yang telah ditetapkan oleh bupati serta dalam bentuk dan susunan surat sepanjang materinya sesuai dengan bidang tugas dan tanggung jawabnya.

kedua, naskah dinas tersebut ditujukan kepada pejabat di lingkungan pemerintah provinsi dan kabupaten, presiden, wakil presiden, menteri/ anggota kabinet, pimpinan lembaga pemerintah non departemen, pimpinan organisasi kemasyarakatan serta pihak lain yang dianggap perlu.

kewenangan sekretaris daerah
pertama, sekretaris daerah atas nama bupati menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk-produk hukum yang bersifat penetapan, peraturan teknis dan petunjuk pelaksanaan dari kebijaksanaan pemerintah daerah yang ditetapkan.

kedua, sekretaris daerah atas nama bupati menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya merupakan penjelasan atau petunjuk pelaksanaan dari suatu kebijaksanaan pemerintah daerah yang telah ditetapkan.

ketiga, sekretaris daerah menandatangani naskah dinas yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan pemerintah daerah, pejabat instansi lain dan pihak-pihak lain yang dianggap perlu.

keempat, sekretaris daerah berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat dalam rangka pengaturan dan atau koordinasi teknis administrasi untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan pemerintah daerah.

kelima, dalam hal sekretaris daerah berhalangan, asisten berdasarkan pemberian delegasi menandatangani naskah dinas

kewenangan asisten
pertama, asisten atas nama sekretaris daerah menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat yang materinya memuat petunjuk pelaksanaan teknis operasional yang mendukung kelancaran pelaksanaan tugas masing-masing satuan organisasi yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan pemerintah daerah.

ketiga, asisten berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya merupakan data atau informasi sebagai pelaksanaan teknis operasional dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas.

keempat, asisten menandatangani naskah dinas yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan satuan organisasi yang bersangkutan.

kewenangan kepala bagian
pertama, kepala bagian menandatangani naskah dinas berdasarkan wewenang yang telah ditentukan dan digariskan oleh pimpinan yang bersifat informasi biasa/staf teknis serta tidak mengandung konsekuensi tanggung jawab yang lebih luas, yang ditujukan kepada eselon bawahan atau yang setingkat.

kedua, kepala bagian atas nama atasan langsung atau atas wewenang jabatannya dapat menandatangani naskah dinas dalam bentuk susunan surat yang ditujukan kepada unit kerja intern yang bersangkutan.

kewenangan sekretaris dewan perwakilan rakyat daerah
sekretaris dewan perwakilan rakyat daerah atas wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas berdasarkan wewenang yang telah ditentukan dan digariskan oleh pimpinan yang bersifat informatif/biasa/staf teknis serta tidak mengandung konsekuensi tanggung jawab yang lebih luas, yang ditujukan kepada eselon bawahan atau yang setingkat.

kewenangan pimpinan satuan kerja perangkat daerah
pertama, pimpinan satuan kerja perangkat daerah menandatangani naskah dinas keluar yang ditujukan kepada atasan atau yang setingkat dan atau naskah dinas yang isinya menyangkut masalah-masalah prinsip atau mengandung kebijaksanaan teknis satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan.

kedua, kewenangan penandatangan naskah dinas bagi pejabat satu tingkat dibawah pimpinan satuan kerja perangkat daerah menandatangani naskah dinas yang isinya bersifat biasa/rutin.